各單位、各部門(mén)：
為進(jìn)一步推進(jìn)我校檔案工作的規(guī)范化、制度化管理，確保學(xué)校各類(lèi)檔案材料及時(shí)完整地收集歸檔，更好地為學(xué)校中心工作服務(wù)，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)將2015年檔案材料歸檔工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
各單位（部門(mén)）在教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式的歷史記錄，主要包括：
（一）黨政管理類(lèi)：主要包括學(xué)校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各黨政部門(mén)的工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于行政管理、黨務(wù)管理、人事管理、教學(xué)管理、科研管理、基建管理、外事管理等相關(guān)文件材料。
（二）教學(xué)類(lèi)：主要包括全日制本、?？平逃?、研究生教育、成人教育等教學(xué)管理活動(dòng)中形成的文件材料；招生、學(xué)籍管理形成的材料，如招生名錄，在校生名冊(cè)，畢業(yè)生名冊(cè)和歷年學(xué)業(yè)成績(jī)表等；專業(yè)設(shè)置的請(qǐng)示、批復(fù)等材料；教學(xué)會(huì)議的會(huì)議文件；各學(xué)院畢業(yè)生集體照；知名專家、學(xué)者來(lái)校交流、講學(xué)、學(xué)術(shù)報(bào)告等過(guò)程中形成的材料；客座教授、兼職教授教學(xué)材料等；與國(guó)內(nèi)外高校、企業(yè)、研究機(jī)構(gòu)等舉辦的合作項(xiàng)目材料；學(xué)科帶頭人學(xué)術(shù)專著等方面的材料；本校師生在國(guó)際國(guó)內(nèi)獲得的榮譽(yù)等材料（以學(xué)校、學(xué)院名義）。
（三）科研類(lèi)：主要包括科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等材料。包含個(gè)人學(xué)術(shù)：教職工在副高級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)活動(dòng)中形成的學(xué)術(shù)成果材料，重點(diǎn)是在省級(jí)以上學(xué)術(shù)刊物公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文及公開(kāi)出版的學(xué)術(shù)專著。
（四）基建類(lèi)：主要包括項(xiàng)目報(bào)批材料，地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料，可行性研究、設(shè)計(jì)文件、工程管理、施工、竣工圖及竣工驗(yàn)收材料；各類(lèi)房屋所有權(quán)證和土地使用證等。
（五）財(cái)會(huì)類(lèi)：主要包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等方面材料。
（六）外事類(lèi)：主要包括綜合管理、出國(guó)、來(lái)校、任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問(wèn)、考察、中外合作辦學(xué)、留學(xué)生工作等方面材料。
（七）聲像類(lèi)：主要包括各單位（部門(mén)）在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的聲像載體材料。
（八）儀器設(shè)備類(lèi)：主要包括單價(jià)10萬(wàn)元以上（含10萬(wàn)元）的儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等材料。
（九）出版類(lèi)：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、報(bào)紙、其他學(xué)術(shù)刊物等材料。
（十）實(shí)物類(lèi)：各單位、團(tuán)體、課題組集體榮獲的省級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。
二、歸檔時(shí)間
（一）黨政檔案、外事檔案、出版物檔案、聲像檔案應(yīng)在4月底前歸檔；
（二）教學(xué)檔案應(yīng)在5月底前歸檔；
（三）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保管1年，期滿后的6月底前歸檔；
（四）科研、基建項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定驗(yàn)收后的2個(gè)月內(nèi)歸檔；儀器設(shè)備類(lèi)檔案的歸檔時(shí)間為設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后2個(gè)月，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿后3個(gè)月；
（五）隨時(shí)移交實(shí)物檔案。
三、有關(guān)要求
（一）歸檔工作采取部門(mén)立卷，文件材料歸檔責(zé)任到人，各單位（部門(mén)）分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指導(dǎo)本單位（部門(mén)）兼職檔案員認(rèn)真收集本單位（部門(mén)）2015年文件材料，把好審核關(guān)，杜絕遺漏及私自留用檔案材料的現(xiàn)象發(fā)生，保證本單位（部門(mén)）檔案材料的連續(xù)性和完整性。
（二）歸檔的文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系；必須反映學(xué)校教育管理、教育實(shí)踐活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。
（三）紙質(zhì)文件、電子文件雙套制同步歸檔。
（四）各單位（部門(mén)）要認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)移交（接收）登記表，由所在單位（部門(mén)）主要負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位印章，一式兩份辦理移交，移交人和接收人各執(zhí)一份存查。
（五）在文件材料歸檔過(guò)程中，校辦公室綜合檔案室將提供業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)指導(dǎo)。未盡事宜請(qǐng)與綜合檔案室聯(lián)系，聯(lián)系電話：6732016。
特此通知。
附件：1.安徽科技學(xué)院文件材料移交（接收）登記表
2.安徽科技學(xué)院案卷移交（接收）登記表
3.電子檔案移交（接收）登記表
4.實(shí)物檔案移交（接收）登記表
黨委（校長(zhǎng)）辦公室
2016年3月3日
附件1
安徽科技學(xué)院文件材料移交（接收）登記表
序號(hào)
| 文號(hào)
| 文件題名
| 日期
| 頁(yè)數(shù)
| 保管
期限
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移交單位（印章）： 接收單位（印章）：校辦綜合檔案室
移交單位負(fù)責(zé)人： 接收經(jīng)手人：
移交經(jīng)手人： 移交時(shí)間：
附件2
安徽科技學(xué)院案卷移交（接收）登記表
序號(hào)
| 案卷題名
| 起止日期
| 頁(yè)數(shù)
（張數(shù)）
| 保管
期限
| 備注
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移交單位（印章）： 接收單位（印章）：校辦綜合檔案室
移交單位負(fù)責(zé)人： 接收經(jīng)手人：
移交經(jīng)手人： 移交時(shí)間：
附件3
安徽科技學(xué)院電子檔案移交（接收）登記表
交接工作名稱
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內(nèi)容描述
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移交電子檔案數(shù)量
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| 移交數(shù)據(jù)量
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載體起止順序號(hào)
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| 移交載體類(lèi)型、規(guī)格
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檢驗(yàn)內(nèi)容
| 單位名稱
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移交單位：
| 接收單位：校辦綜合檔案室
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準(zhǔn)確性檢驗(yàn)
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完整性檢驗(yàn)
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可用性檢驗(yàn)
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安全性檢驗(yàn)
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載體外觀檢驗(yàn)
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填表人(簽名)
| 年 月 日
| 年 月 日
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審核人(簽名)
| 年 月 日
| 年 月 日
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單位(印章)
| 年 月 日
| 年 月 日
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填寫(xiě)說(shuō)明：
1.交接工作名稱:按移交單位、移交檔案的年度、批次等內(nèi)容描述本次交接工作。
2.內(nèi)容描述：交接檔案內(nèi)容、類(lèi)別、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、交接方式、過(guò)程等說(shuō)明事項(xiàng)。
3.移交電子檔案數(shù)量：交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。
4.移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位。
5.載體起止順序號(hào)：在線移交時(shí)，按載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)，并標(biāo)其順序號(hào)。
6.移交載體類(lèi)型、規(guī)格：在線移交時(shí)，填寫(xiě)“在線”。
7.準(zhǔn)確性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性，可填寫(xiě)檢驗(yàn)方法。
8.完整性檢驗(yàn)：移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)
9.可用性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等。
10.安全性檢驗(yàn)：對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測(cè)。
11.載體外觀檢驗(yàn)：檢查載體標(biāo)識(shí)、有無(wú)劃痕、是否清潔等。
附件4：
實(shí)物檔案移交（接收）登記表
序號(hào)
| 實(shí)物
名稱
| 類(lèi)別
| 級(jí)別
| 制發(fā)
單位
| 被授予
單位
| 日期
| 備注
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移交單位（印章）： 接收單位（印章）：校辦綜合檔案室
移交單位負(fù)責(zé)人： 接收經(jīng)手人：
移交經(jīng)手人： 移交時(shí)間：
