安徽科技學(xué)院檔案管理規(guī)定
（2014年修訂）
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)對(duì)我院檔案的科學(xué)管理，提高我院檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院教學(xué)、科研和管理中的作用，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《安徽省檔案條例》，結(jié)合我院實(shí)際，制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指我院在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄。
第三條 檔案是我院各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富，任何單位和個(gè)人均有保護(hù)檔案的義務(wù)，不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第四條 我院檔案由黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、出版、外事、財(cái)會(huì)等十大類組成，另設(shè)一個(gè)特殊類目，即聲像檔案，由院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第五條 檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，必須納入學(xué)校計(jì)劃規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；做到在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 體制、機(jī)構(gòu)和任務(wù)
第六條 我院檔案工作由院行政管理，建立綜合檔案室，隸屬院辦公室。檔案工作由一名院長分管，院辦公室主任直接領(lǐng)導(dǎo)。院綜合檔案室在院辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，主管全院檔案工作，對(duì)全院的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。
第七條 各系（部）、處、院直各單位，必須有一名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備1—2名兼職檔案員，具體承辦本部門檔案的收集、整理、組卷和歸檔工作。
第八條 檔案室的基本任務(wù)
1、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)院檔案工作；
2、制定本院關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施；
3、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本院各單位立卷歸檔工作；
4、負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案材料的收集（搜集、征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和編研工作；
5、編制各類檔案的檢索工具，編寫有關(guān)檔案的參考資料、匯編，積極開發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)院和社會(huì)的利用需求；
6、保守檔案秘密，確保檔案的完整和安全，做好檔案保護(hù)工作，延長檔案使用壽命；
7、建立、健全院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)對(duì)全院專、兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
8、積極開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)，不斷提高科學(xué)管理水平；
9、廣泛開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)，提高全院師生員工的檔案意識(shí)；
10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第九條 檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作方針、政策和法規(guī)，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守保密制度，具備檔案專業(yè)知識(shí)和一定的科學(xué)文件知識(shí)。
第十條 檔案工作人員（包括檔案部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。
第十一條 建立檔案工作檢查、考核制度，明確崗位職責(zé)，對(duì)成績突出的給予表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作失職，造成檔案損失，按照《安徽省檔案條例》的有關(guān)規(guī)定予以處罰。
第三章 文件材料的形成和歸檔
第十二條 建立完善文件材料的立卷歸檔制度。各類文件材料由形成部門按綜合檔案室制定的立卷歸檔辦法進(jìn)行整理，并定期向院綜合檔案室移交。本院幾個(gè)單位、部門聯(lián)合發(fā)文或協(xié)作完成的科研項(xiàng)目等，由牽頭單位負(fù)責(zé)整理歸檔。
第十三條 實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷制度。各部門兼職檔案員應(yīng)把辦理完畢的文件材料及時(shí)整理、立卷，定期向院綜合檔案室移交，歸檔時(shí)除立卷人簽字外，部門分管領(lǐng)導(dǎo)須審查簽字。
第十四條 歸檔范圍
1、黨政檔案：主要包括黨務(wù)、行政、工會(huì)、共青團(tuán)四個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)容。
2、教學(xué)檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面。
3、科研檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、擴(kuò)大應(yīng)用等方面。
4、基建檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理，可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個(gè)方面。
5、設(shè)備檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等六個(gè)方面。
6、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案：主要內(nèi)容包括我院自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。共有綜合管理、經(jīng)營、銷售項(xiàng)目的計(jì)劃準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、試制與鑒定、規(guī)模生產(chǎn)等六個(gè)方面。
7、出版物檔案：主要內(nèi)容包括我院自行編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本院出版的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。
8、外事檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理、出國（境）、來校任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、參加國際會(huì)議、國際合作等方面。
9、財(cái)會(huì)檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等方面。
10、聲像檔案：主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料等三個(gè)方面。
第十五條 歸檔的基本要求
1、歸檔的文件材料必須完整，規(guī)格統(tǒng)一（正式文件及草稿用紙規(guī)格均為210mmm×297mm）、紙質(zhì)優(yōu)良、書繪工整、圖文清晰。禁用圓珠筆、鉛筆、彩筆、復(fù)寫紙書寫。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映我院工作活動(dòng)的真實(shí)面貌。
3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
4、歸檔的文件材料必須符合歸檔范圍要求。
5、各類文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的可歸檔兩套。
第十六條 歸檔時(shí)間
1、黨群類、行政類、出版物類和外事類檔案應(yīng)在次年6月底前歸檔。
2、教學(xué)檔案中的綜合管理文件材料應(yīng)在次年6月底前歸檔，其他各類材料完成一個(gè)培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）當(dāng)年寒假前一次性歸檔。
3、科研、基建類檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的科研或基建項(xiàng)目可分階段歸檔。
4、設(shè)備類檔案應(yīng)在兩個(gè)月內(nèi)將隨機(jī)全套技術(shù)資料整理歸檔。
5、財(cái)會(huì)檔案可在會(huì)計(jì)年度終了后暫由財(cái)務(wù)部門保管3年，期滿后的次年6月底前歸檔。
6、聲像檔案的綜合管理材料應(yīng)在次年6月底前歸檔。聲像載體材料應(yīng)在完成制作后三個(gè)月內(nèi)歸檔。
第四章 檔案管理
第十七條 檔案分類、編號(hào)
1、檔案分類原則：根據(jù)國家教委《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的規(guī)定，對(duì)全院檔案及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)和排架。
2、檔案的分類：根據(jù)我院檔案工作情況，目前全部檔案分為十個(gè)一級(jí)類目，即黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、儀器設(shè)備類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類，另外還設(shè)一個(gè)特殊類目，即聲像類。
3、檔案的編號(hào)：根據(jù)各類檔案的內(nèi)容特點(diǎn)和形成規(guī)律，編制檔號(hào)。
檔號(hào)=年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)
①年度號(hào)采用自然年度，如：2001
②分類號(hào)用一級(jí)類目加二級(jí)類目代號(hào)，如：XZ11（行政綜合）
③案卷號(hào)按最下位類目流水（1—n）
第十八條 檔案的保管
1、移交：交接檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，備有專用表格。
2、存放檔案必須有專柜，排列方法要科學(xué)系統(tǒng)，便于查找。
3、定期進(jìn)行庫藏檔案清理、校對(duì)工作，做到帳物相符，對(duì)破損和載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。
4、檔案保存在專門庫房內(nèi)，并落實(shí)“八防”（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防塵、防高溫、防污染）措施。
5、膠卷、底片、照片、錄音（錄像）帶的保管，要用特制密封盒、膠片夾和影集等。按編號(hào)順序排列在柜內(nèi)。
第十九條 檔案的鑒定銷毀
1、各類檔案必須編制保管期限表。確定保管期限的原則是：
①凡是反映本院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本院和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料，列為永久保管；
②凡是反映本院一般活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本院和社會(huì)具有查考利用價(jià)值的檔案材料，列為長期保管；
③凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院和社會(huì)有參考利用價(jià)值的檔案材料，列為短期保管。
2、在分管院長領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門和有關(guān)單位人員組成鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長保管期的意見。
3、檔案鑒定工作每年進(jìn)行一次，每次鑒定應(yīng)在備考表中注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名。
4、銷毀檔案要嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要登記造冊(cè)，經(jīng)分管院長批準(zhǔn)，延期半年后方可予以銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)有兩人監(jiān)銷。未經(jīng)鑒定的批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
第二十條 檔案的統(tǒng)計(jì)
檔案部門應(yīng)對(duì)所存的檔案和資料定期進(jìn)行檢查，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、全宗案卷質(zhì)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第五章 檔案信息開發(fā)利用
第二十一條 檔案室應(yīng)積極主動(dòng)地開展檔案利用工作，制定綜合檔案的查（借）閱制度，設(shè)立調(diào)閱室，為利用者提供方便。
第二十二條 檔案室應(yīng)按照規(guī)定向全院以至社會(huì)開放屬于開放范圍的檔案。檔案屬下列情況之一者不宜開放：
1、涉及黨和國家秘密的；
2、涉及專利或技術(shù)秘密的；
3、涉及個(gè)人隱私的；
4、檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第二十三條 對(duì)于要求查閱、摘錄、復(fù)制屬尚未開放的檔案，須經(jīng)分管院長審查批準(zhǔn)。
第二十四條 檔案室所保存的檔案，主要供本院利用。外單位或個(gè)人需要查閱時(shí)，應(yīng)持單位介紹信及個(gè)人身份證，經(jīng)院辦公室主任審批后，方可查閱，不可借出。
第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與與懲罰
第二十五條 學(xué)院對(duì)在檔案工作中作出下列貢獻(xiàn)的部門或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。
（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；
（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中作出重要貢獻(xiàn)的；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給院綜合檔案室的；
（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。
第二十六條 有下列行為之一的，學(xué)院應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接負(fù)責(zé)人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；
（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第七章 附 則
第二十七條 本規(guī)定適用于安徽科技學(xué)院。
第二十八條 學(xué)院的黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、出版、外事、財(cái)會(huì)等類檔案的管理規(guī)范由院綜合檔案室負(fù)責(zé)制定，分管院長批準(zhǔn)后實(shí)施。
第二十九條 本規(guī)定由院辦公室、院綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。
