1 范圍
本標準規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。
本標準適用于機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T 2887-2011計算機場地通用規(guī)范
GB/T 11821-2002照片檔案管理規(guī)范
GB/T 17235.1-1998 信息技術 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第1部分:要求和指南
GB/T 17235.2-1998 信息技術 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第2部分:一致性測試
GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 20163-2006中國檔案機讀目錄格式
DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3.1 數(shù)碼照片 digital photos
用數(shù)字成像設備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。
3.2 數(shù)碼照片檔案 digital photographic records
機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。
3.3 EXIF信息 exchangeable image file information
數(shù)字成像設備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。
注1：主要包括數(shù)字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。
3.4 照片組 photos group
有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。
注2：如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。
4 歸檔
4.1歸檔范圍
4.1.1記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。
4.1.1.1本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片；
4.1.1.2本單位重點建設項目、重點科研項目的數(shù)碼照片；
4.1.1.3領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的數(shù)碼照片；
4.1.1.4本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片；
4.1.1.5本單位歷屆領導班子成員的數(shù)碼證件照片。
4.1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。
4.1.3 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數(shù)碼照片。
4.1.4 其他具有保存價值的數(shù)碼照片。
4.2保管期限
數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。
4.3歸檔時間
數(shù)碼照片在拍攝完成后，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。
4.4歸檔要求
4.4.1歸檔的數(shù)碼照片應是用數(shù)字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進行修改和處理。
4.4.2對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。
4.4.3歸檔的數(shù)碼照片應為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。
4.4.4歸檔的數(shù)碼照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。
4.4.5數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡進行在線歸檔。
4.4.6歸檔時，應參照GB/T 18894-2002對數(shù)碼照片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。
5 整理和著錄
5.1分類和排列
5.1.1同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。
5.1.2同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。
5.2命名
5.2.1整理過程中，應對數(shù)碼照片文件進行重命名。
5.2.2數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴展名” 格式命名。
保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。
年度：為4位阿拉伯數(shù)字。
照片組號：為4位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。
張?zhí)枺簽?位阿拉伯數(shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。
示例1：
2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應為：YJ-2009-0001-0001.jpg。
5.3著錄
數(shù)碼照片檔案的著錄項目見附錄A，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B。
6 存儲和保管
6.1存儲結構
數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應在計算機硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。
示例2：
某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應存放在以下路徑下：
D：\數(shù)碼照片檔案\YJ\2009\0001\
6.2存儲載體
6.2.1數(shù)碼照片檔案應存儲在耐久性好的載體上，本標準推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。
6.2.2數(shù)碼照片檔案應存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。
6.2.3存儲數(shù)碼照片檔案的載體應有專門的裝具，且應在載體裝具上粘貼標簽，標簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。
6.3保管
6.3.1在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應符合GB/T 2887-2011的要求。
6.3.2離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應符合DA/T 15-1995的要求。
6.3.3離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應符合DA/T 38-2008的要求。
6.3.4對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。
6.3.5對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
7 利用和鑒定銷毀
7.1利用
數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時應確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。
7.2鑒定銷毀
依據(jù)國家有關規(guī)定，對已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。
附錄A
（規(guī)范性附錄）
數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明
數(shù)碼照片檔案應至少包括以下著錄項目：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、30年、10年。
年度：形成年度，采用4位阿拉伯數(shù)字。
部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持一致和穩(wěn)定。
照片組號：為4位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的組從“0001”開始順序編號。
張?zhí)枺簽?位阿拉伯數(shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。
參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。
攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。
時間：數(shù)碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯數(shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補“0”。
組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。
文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點、事由等要素。
文件格式：本張照片的計算機文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。
開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標記，開放為“Y”,不開放為“N”。
附錄B
（資料性附錄）
數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構及字段表
字段名稱
| 字段名
| 字段類型
| 字段長度
|
全宗號
| QZH
| 字符型
| 6
|
保管期限
| BGQX
| 字符型
| 4
|
年度
| ND
| 字符型
| 4
|
部門
| BM
| 字符型
| 100
|
照片組號
| ZPZH
| 字符型
| 4
|
張?zhí)?/p>
| ZH
| 字符型
| 4
|
參見號
| CJH
| 字符型
| 20
|
攝影者
| SYZ
| 字符型
| 100
|
時間
| SJ
| 日期型
| 8
|
組題名
| ZTM
| 字符型
| 160
|
文字說明
| WZSM
| 字符型
| 254
|
文件格式
| WJGS
| 字符型
| 4
|
文件存儲路徑
| WJCCLJ
| 字符型
| 100
|
開放狀態(tài)
| KFZT
| 邏輯型
| 1
|
